1. Yleiset tiedot
Rekisterinpitäjä:
Ronald McDonald Lastentalosäätiö sr (”RML”)
Oksakoskenpolku 6, 00250 Helsinki
puh (09) 4780 1600 (arkisin kello 9-16)
Yhteyshenkilöt:
Leena Lehtovaara, leena.lehtovaara(at)rml.fi
Rekisterin nimi:
RML:n sidosryhmärekisteri (”Sidosryhmärekisteri”)
RML sitoutuu suojaamaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
RML:n sidosryhmärekisterin rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat RML:n yhteistyökumppanien (esimerkiksi pro bono -kumppanien), palveluntarjoajien sekä muiden sidosryhmien (esimerkiksi muiden järjestöjen/säätiöiden tai potentiaalisten yhteistyökumppanien) yhteyshenkilöitä.
RML käsittelee henkilötietoja oikeutetun etunsa perusteella seuraaviin tarkoituksiin:
- sidosryhmäsuhteen ja niistä johtuvien mahdollisten velvoitteiden hoitaminen;
- markkinointi ja muut yhteydenottotarpeet;
- tiedottaminen; sekä
- RML:n toiminnan kehittäminen.
RML:n oikeutettu etu perustuu RML:n ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen henkilön ollessa RML:n sidosryhmään kuuluvan yhtiön tai muun organisaation palveluksessa toimiva henkilö, esimerkiksi yhteyshenkilö.
3. Rekisterin tietosisältö
RML kerää henkilötietoja Sidosryhmärekisteriin pääasiassa sopimusten, tapaamisten tai muun yhteydenpidon kautta.
RML voi lain sallimissa rajoissa saada rekisteröidystä tietoja myös muista lähteistä saaduilla, sekä tällaisista lähteistä johdetuilla tiedoilla, muun muassa potentiaalisten yhteistyökumppanien kartoittamiseksi. Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi julkiset yritysrekisterit ja järjestörekisterit.
Rekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:
- koko nimi;
- yhteystiedot (muun muassa puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka);
- titteli/asema; sekä
- tieto yhtiöstä tai muusta organisaatiosta, jonka palveluksessa rekisteröity toimii;
- yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi ja sukupuoli).
4. Tietojen luovutukset ja siirrot
RML ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille ilman, että rekisteröity on hyväksynyt tietojensa luovutuksen. RML saattaa siirtää käsittelemiään tietoja samaan konserniin kuuluville yhtiöille tai huolellisesti valituille henkilötietoja RML:n toimeksiannosta käsitteleville palveluntarjoajille ja alihankkijoille.
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta tai siirretä Euroopan unionin (”EU”) tai Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin luovutetaan tai siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tehdään tällaiset luovutukset ja siirrot vain laissa olevilla perusteilla tietosuojalainsäädäntöä tiukasti noudattaen.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut häntä koskevat henkilötiedot ja oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojen oikaisua. Rekisteröidyllä voi myös tietyissä tilanteissa olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää tietojesi poistamista henkilörekisteristä, niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää sähköinen suoramarkkinointi.
Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai rekisteröidyllä on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojensa käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä osoitteeseen rmt@rml.fi.
RML pyrkii aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Mikäli rekisteröity on kuitenkin tyytymätön henkilötietojensa käsittelyyn, rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.
6. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet
RML noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. RML pyrkii aina henkilötietoja käsitellessään varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.
RML ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat RML:n mahdolliset yhteistyökumppanit pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Vain sellaisilla RML:n tai RML:n yhteistyökumppaneiden työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Sidosryhmärekisteriin kuuluvia henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan tarpeen mukaan. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan. Tietoja poistetaan myös, mikäli rekisteröity pyytää tietojen poistamista ja rekisteröidyllä on tähän tietosuojalainsäädäntöön perustuva oikeus.
Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja RML:lla voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja, mistä johtuen tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt vaihtelevat. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta.