1. Yleiset tiedot
Rekisterinpitäjä:
Ronald McDonald Lastentalosäätiö sr (”RML”)
Oksakoskenpolku 6
00250 Helsinki
+358 9 4780 1600
Yhteyshenkilö:
Leena Lehtovaara
leena.lehtovaara(at)rml.fi
Rekisterin nimi:
Ronald McDonald Talon (”Talo”) asukasrekisteri (”Asukasrekisteri”)
RML sitoutuu suojaamaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattamaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
RML käsittelee henkilötietoja oikeutetun etunsa perusteella seuraaviin tarkoituksiin:
- majoitushakemusten käsitteleminen;
- majoituksen tarve-arvioinnin tekeminen;
- majoituspalveluiden järjestäminen;
- laskutus; sekä
- RML:n toiminnan kehittäminen.
RML:n oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja perustuu RML:n ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen rekisteröidyn hakiessa majoituspaikkaa Talosta.
3. Rekisterin tietosisältö
RML saa majoitushakemuksen Helsingin seudun yliopistolliselta keskussairaalalta (”HYKS”). Hakemus on aina täytetty yhteistyössä HYKS:n edustajan (kuten sairaanhoitajan tai lääkärin) sekä Taloon hakeutuvien henkilöiden kanssa.
RML kerää henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä muun muassa seuraavissa yhteyksissä:
- Taloon sisäänkirjautumisen yhteydessä; sekä
- rekisteröidyn ollessa RML:ään yhteydessä (esimerkiksi palautteen antaminen tai muu yhteydenotto).
RML voi lain sallimissa rajoissa saada rekisteröidystä tietoja myös muista lähteistä. Tällaisia muita lähteitä voivat olla esimerkiksi muut sairaalat, jotka ilmoittavat etukäteen potilaan siirtämisestä HYKS:aan ja perheen majoituspaikan tarpeesta taikka muut viranomaistahot, jotka ovat majoitusta hakevan perheen pyynnöstä yhteydessä RML:ään.
Asukasrekisteri voi pitää sisällään seuraavia henkilötietoja:
- koko nimi;
- yhteystiedot (muun muassa puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero sekä postitoimipaikka);
- yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi sekä sukupuoli);
- majoituksen tarve-arvioinnin tekemiseksi tarvittavat tiedot (muun muassa hoitosuhteen laatua, sosiaalista tilannetta ja perheen etäisyyttä sairaalasta koskevat majoituksen tarpeellisuutta kuvaavat pisteytystiedot);
- hakemuslomakkeessa annetut muut tiedot (muun muassa lapsen hoitopaikka sekä osasto); sekä
- majoittamisen järjestämiseksi tarpeelliset tiedot (muun muassa majoitusajankohta sekä majoittautuvien henkilöiden lukumäärä)
4. Tietojen luovutukset ja siirrot
RML ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja ulkopuolisille ilman, että rekisteröity on hyväksynyt tietojen luovutuksen.
RML saattaa siirtää käsittelemiään tietoja samaan konserniin kuuluville yhtiöille tai huolellisesti valituille henkilötietoja RML:n toimeksiannosta käsitteleville palveluntarjoajille ja alihankkijoille.
Henkilötietoja voidaan lain mukaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman suostumusta mikäli esimerkiksi laki tai viranomaismääräys velvoittaa luovuttamaan tietoja tai RML katsoo tarkan harkintansa perusteella muutoin olevan perusteltu syy tietojen luovuttamiseen (esim. sellaisissa erityisissä tilanteissa, joissa RML katsoo tietojen luovuttamisen olevan tarpeen rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi.) RML saattaa luovuttaa tietoja tarvittaessa esimerkiksi viranomaisille lakisääteisen velvollisuutensa toteuttamiseksi.
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta tai siirretä Euroopan unionin (”EU”) tai Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolelle. Mikäli tietoja kuitenkin luovutetaan tai siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, tehdään tällaiset luovutukset tai siirrot vain laissa olevilla perusteilla tietosuojalainsäädäntöä tiukasti noudattaen.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa Asukasrekisteriin tallennetut häntä koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voikin ottaa yhteyttä RML:ään saadakseen tiedoistaan yhteenvedon. RML toimittaa yhteenvedon lähtökohtaisesti 30 päivän kuluessa yhteydenotosta. Yhteenveto on ensimmäisellä kerralla ilmainen.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää virheellisten, tarpeettomien, puutteellisten ja vanhentuneiden tietojensa korjaamista ja/tai poistamista sekä niiden käsittelyn rajaamista. Rekisteröidyllä on lisäksi tietyissä tilanteissa oikeus kieltää tietojensa käsitteleminen.
RML pyrkii aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Mikäli rekisteröity on kuitenkin tyytymätön henkilötietojensa käsittelyyn, rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.
Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai rekisteröidyllä on kysyttävää tästä tietosuojaselosteesta tai henkilötietojensa käsittelystä, pyydämme ottamaan yhteyttä rmt@rml.fi.
6. Rekisterin suojaaminen ja tietojen käsittelyn periaatteet
RML noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. RML pyrkii aina henkilötietoja käsitellessään varmistamaan, että tietojen käsittely on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista kuvattuihin käyttötarkoituksiin nähden.
RML ja henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat RML:n mahdolliset yhteistyökumppanit pyrkivät pitämään henkilötiedot turvassa ja kohtuullisin teknisin ja organisatorisin toimin suojelemaan henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, siirtämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytökseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.
Vain sellaisilla RML:n tai RML:n yhteistyökumppaneiden työntekijöillä on pääsy henkilötietoihin, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Asukasrekisteriin kuuluvia henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan tarpeen mukaan. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan. Tietoja poistetaan myös, mikäli rekisteröity pyytää tietojen poistamista ja rekisteröidyllä on tähän tietosuojalainsäädäntöön perustuva oikeus.
Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja RML:lla voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja, mistä johtuen tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt vaihtelevat. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.